会議などで配布される資料や、取引先から送られてくる資料をみて、この資料見やすいな～と感じたことはあるのではないでしょうか。
では、そのような資料はいろいろな関数やテクニックを駆使して作られているのでしょうか。
じつはそうではありません。
当然、関数やテクニックを知らないより、知っていたほうがいいのですが、多くの関数を知っているから見やすい資料を作れるのとのは異なります。
では、どのような点に注意して資料を作成すると、人に感動されるような資料ができるでしょうか。
目的をはっきりさせる
一つ目のコツが「目的をはっきりさせる」ということです。
目的とはその資料や帳票がどういったものか、何を伝えたいかを明確にするということです。
例としてチェック表を作成しました。
上記のようなチェックシートを印刷して、使おうと思った時に記載されている内容からなんとなく、掃除のチェックシートかなという推測はできますが、ひょっとしたら違うかもしれません。つまり、何を目的としたものかがよくわからない状態です。
次のチェックシートはチェックシート自体の内容は一緒ですが、タイトルで、掃除のチェックシートだと誰が見てもわかります。そして、下段の備考欄でさらにトイレの掃除に使うということがわかります。そして、運用方法を記載されているので、見やすくさらに、使いやすい、使うときに迷わない帳票ができました。
会議資料などの場合は資料の最初に『目的』や『テーマ』としるし資料を作るといいでしょう。（例：『テーマ：売上高の推移から見る今後の重点項目について』）と言ったぐあいに、まずは誰が見てもどんなことが書いてある資料かを明確にしましょう。また、それ以外の情報は書かないほうがいいでしょう。
色使いは3色
二つ目のコツは「色使い」です。
色とたくさん使えばいいというものではありません。
むしろたくさん使うとわかりにくくなってしまいます。
人間が色を効率的に認識して、心地いいと感じるのは3色と言われております。つまり、1ページに3色の色使いで資料をまとめると見やすく、心地いいと感じるということです。ちょっと極端な例ですが、下記の資料はどう感じるでしょうか。
作り手の意図している色使いは理解できます。表題と表タイトルに色を付け見やすくし、1行づつ色を変え数字を見やすくするといった工夫は見られます。
資料の内容として、入場者数が落ち込んだ時の年齢分布で年齢層の高い層が増え、最近の徐々に入場者集が増えているときは若年層の比率が上がってきていると訴えたいのだということがわかりますが。色がごみごみして最終的に伝えたい部分がぼんやりしてしまってますね。
読み手のことを常に考える
三つ目のコツは「常に読み手のことを考える」です。
そんなのあたりまえじゃん。と思うかもしれませんが、意外とできてない資料がおおです。
資料は常に自分ではない、書いた内容を伝えたい相手が存在します。その人が確認しなくても、わかる内容でなければなりません。
具体的な事例を挙げると、以下のようにことがあります。
・資料の数字に単位はありますか？
ただ単に数値が羅列されている資料をよく見ます。作り手は作っている時にどういう数値がわかって作っているため、ついつい書かずに資料の作成が進んでしまいます。その数値は「人」なのか「%」なのか「Kg」なのか
・計算結果がどこから導かれたがわかりやすいですか？
資料の中でこの値とこの値をかけて、算出された値を違うセルに記載ということはよくあると思います。しかし、読み手はこの値はどこから来たのかをたどっていかなければわかりません。なので、結果のセルそばや隣のセルにかっこ書きで、その算出方法を記載すると読み手はとても分かりやすいです。
読み手のことを考えるという事には終わりがなく、この一例だけを網羅すればOKということはありません。相手の立場や年齢、自分との関係などによっても変えなければならないと思います。
まとめ
